Acuerdo de datos

1. Las partes y el objeto

El negocio que acepta este acuerdo es el Responsable del tratamiento de los datos de sus clientes y de su equipo. Kevin Mauricio Rodríguez Pérez, identificado con C.C. 1151967944, titular de Citavek, es el Encargado.

Con este acuerdo el Responsable transmite esos datos al Encargado para que los trate por su cuenta mientras presta el servicio de Citavek.

2. Alcance del tratamiento

Datos: los de clientes (nombre, WhatsApp, correo, citas, servicios, valores, notas, reseñas, fidelidad y ausencias) y los de profesionales (nombre, foto, horarios, citas y comisiones).

• Publicar la tienda y recibir reservas.
• Guardar y mostrar la agenda, los clientes, la caja, las comisiones, la fidelidad y las reseñas al negocio.
• Enviar confirmaciones y recordatorios de citas por WhatsApp a quienes los aceptaron.
• Avisar al negocio y a su equipo de sus citas.
• Hacer copias de seguridad y exportar los datos cuando el negocio lo pida.

El Encargado no usa estos datos para otra cosa, salvo lo que autoriza la sección «Finalidades propias de Citavek».

3. Deberes del negocio como Responsable

• Tener una política de tratamiento. Citavek publica una con los datos del negocio en citavek.com/{negocio}/privacidad, que el negocio debe revisar y mantener al día.
• Obtener la autorización de sus clientes y de su equipo. En la tienda, Citavek muestra el aviso y guarda la evidencia. En una cita creada desde el panel, el negocio responde por haber informado al cliente y por lo que declare.
• Atender las consultas y reclamos de sus clientes en los plazos de ley.
• No escribir datos sensibles en las notas sin autorización expresa.
• Enviar mensajes comerciales solo a quienes los aceptaron, por los canales y en los horarios que permite la ley.
• Responder por los archivos que descargue de Citavek.

4. Deberes de Citavek como Encargado

• Tratar los datos a nombre del Responsable, según los principios de la Ley 1581 de 2012 y las finalidades que los titulares autorizaron.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contienen datos personales.
• Guardar confidencialidad, también después de terminado este acuerdo.
• Permitir el acceso solo a quienes lo necesiten para prestar el servicio.
• Actualizar o suprimir datos en máximo 5 días hábiles desde que el Responsable lo pida, y marcar «reclamo en trámite» cuando corresponda.
• Trasladar al negocio las solicitudes de sus titulares y apoyarlo para responderlas.
• Cumplir los demás deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

5. Finalidades propias de Citavek

El Responsable autoriza al Encargado a usar los datos, solo de forma automatizada y sin mostrarlos a nadie, para:

• Prevenir fraude en referidos, comparando teléfonos de clientes entre el negocio que invita y el invitado.
• Producir estadísticas agregadas que no identifiquen a ninguna persona.

En esas dos finalidades Citavek responde como Responsable.

6. Subencargados y datos fuera de Colombia

El Responsable autoriza a Citavek a usar los proveedores publicados en citavek.com/privacidad, bajo contratos con deberes de protección equivalentes, y a transmitir los datos a los países donde operan, principalmente Estados Unidos.

Si Citavek agrega o cambia un proveedor actualiza esa lista y te avisa. Si no estás de acuerdo puedes terminar el servicio sin multa.

7. Incidentes de seguridad

Si Citavek conoce un incidente que afecte estos datos avisa al Responsable sin demora injustificada, con lo que se sepa: qué pasó, qué datos y qué medidas tomó. Citavek informa a la autoridad lo que le corresponda y apoya al Responsable en lo suyo.

8. Duración, devolución y supresión

Este acuerdo dura mientras el negocio use Citavek y hasta que sus datos se eliminen.

• Exportar: el negocio puede descargar sus clientes en cualquier momento, también con la tienda pausada.
• Cierre a pedido: si el dueño pide cerrar el negocio, tiene 30 días para arrepentirse y luego se eliminan sus datos.
• Vencimiento: un negocio cancelado o pausado por 24 meses se elimina con aviso 30 días antes.
• Lo que queda: los pagos a Citavek, la evidencia de autorizaciones y los registros que la ley obliga a conservar. Lo borrado desaparece de las copias de seguridad en 30 días.

9. Responsabilidad

Cada parte responde por lo que le corresponde según la Ley 1581 de 2012. Nada en este acuerdo limita los derechos de los titulares de los datos ni las obligaciones que la ley no permite excluir.